Back Back Nieuws

Brainstormen in een snelkookpan

16 november 2010

Stel: je bent een zakenhotel en je wilt een aantal feest- en congreszalen renoveren. Hoe zorg je er dan voor dat je de veranderingen doorvoert, die het beste beantwoorden aan de wensen van de markt? Hotel Okura Amsterdam weet het wel. Het hotel nodigde een handvol event- en meetingplanners uit en liet hen ideeën en wensen spuien. Het resultaat: in no time heeft Okura een waslijst aan verbeterpunten en suggesties. Met name LED verlichting, ander tapijt en andere wandbekleding scoren hoog.

[afbeelding niet meer beschikbaar] 

Suggesties regenen in hoog tempo
In Okura is in de Grand Ballroom een setting gecreëerd, die een verbouwing uitbeeldt: zeil op de grond, een kruiwagen vol stenen en scheppen, behangrollen over de vloer. Hoofd van de technische dienst Björn Meerstadt heeft zelfs een rode valhelm op. De gasten, event- en meeting organizers hebben zich goed voorbereid, want ze lopen helemaal leeg met aanbevelingen. Nog voordat iemand een slokje water heeft kunnen drinken, geeft een gast al een aantal suggesties: ‘In de Grand Ballroom graag ophangpunten voor de verlichting, meer kabelgoten en stroompunten, zodat ik geen aggregaat hoef mee te nemen. Plus graag een deur aan de buitenkant van de Grand Ballroom zodat artiesten niet door de zaal hoeven op te komen. En de wandlijsten aan de muur zijn inmiddels gedateerd, al zou je dat kunnen camoufleren met een goed lichtplan. Wel graag voortaan LED verlichting gebruiken.’ Terwijl alle suggesties op een flip over worden genoteerd, blijft het in hoog tempo suggesties regenen. ‘Sfeerverlichting in de gang, zodat de overgang van de zaal naar de gang natuurlijker verloopt, grotere regiekamers, een flexibeler temperatuurregeling.’ De gasten hebben er zin in. ‘Heerlijk dat je geen blad voor de mond hoeft te nemen.’ De communicatie over en weer is open en informeel. Iedereen denkt hardop mee.

Echte eyeopener
We blijven niet zitten, maar staan al snel op van ons tafeltje in de Grand Ballroom voor een rondgang door de andere zalen en lobby’s. De lobby entrance van de Grand Ballroom is aan de beurt voor suggesties: ‘De deur graag een paar meter verplaatsen voor de logischer routing, het plafond en de garderobe meer allure geven en de schilderijen weghalen.’ Dankbaar worden alle suggesties genoteerd. Zo wandelen we van de ene zaal naar de andere. Aan het eind betreden we de Heian Room. ‘Prachtige zaal, niets aan veranderen’, grapt de ene event organizer. ‘Compleet strippen deze gedateerde ruimte. Maak er alsjeblieft een trendy zaal in lichte kleuren van’, suggereert een andere gast. Een echte eyeopener en een aangename verrassing voor het management van Okura is dat niemand het heeft over de afwezigheid van daglicht in de Heian Room. ‘We hadden verwacht dat jullie daglicht het belangrijkste zouden vinden.’ Maar het tegendeel blijkt het geval. ‘Een lichtontwerper kan hier met LED licht een geweldige sfeer creëren. Daar is helemaal geen daglicht voor nodig’, geven de gasten aan.

Na afloop wordt in de bar onder het genot van een glas wijn de balans opgemaakt. Ik heb het gevoel dat er is gebrainstormd in een snelkookpan. In minder dan twee uur heeft Hotel Okura Amsterdam een schat aan nuttige informatie gekregen, die ze goed kunnen gebruiken bij de komende renovatie.

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!

Meer lezen in deze rubriek

Events nieuwsbrief

Goed artikel?

Schrijf je in net als 37.359 andere professionals en ontvang wekelijks de beste artikelen!