Inleiding
Of je nu een personeelsfestiviteit organiseert, een relatiebijeenkomst, een congres, seminar, conferentie, opening, festival, concert, beurs, jubileum of sportevenement, er komt nogal wat bij kijken om een event van A tot Z zowel operationeel als inhoudelijk tot een onvergetelijk succes te brengen.
Om je hierbij een beetje op weg te helpen, tref je hier een aantal tips, tools en checklists aan. Het merendeel ervan kan bij alle soorten evenementen van toepassing zijn. Want wat voor evenement je ook organiseert, je hebt altijd te maken met onder andere een projectteam en projectplanning, een locatie, inrichtingsbenodigdheden, catering, technische voorzieningen en een draaiboek.
Het traject dat je bij de organisatie van een event doorloopt is voor geen event hetzelfde. Elk event kent immers zijn eigen combinatie van ‘ingrediënten’ waaruit het evenement is opgebouwd met geheel eigen tijdspad en besluitneming om van idee tot realisatie te komen.
Toch kun je van elk event zeggen dat een bepaald proces wordt doorlopen, dat in de kern voor elk event, klein of groot, altijd min of meer hetzelfde is en een grotendeels chronologische volgorde kent:
- Opstartfase: opdracht, opstart en kaderstelling
- Conceptfase: bedenk van de invulling van het programma
- Voorbereidingsfase: programmakeuze, definitieve invulling en afstemming
- Realisatiefase: de uitvoering op locatie
- Afsluitingsfase: follow-up, afwikkeling en evaluatie
Teksten door Lenny Klaassen
Trainingen in Eventmanagement