Conceptfase

In deze fase maak je een plan van aanpak:

• Hoe kan het evenement gevormd worden zodat de gestelde doelstelling wordt bereikt?
• Hoe gaan we het evenement invullen? 
• Welk programma bieden we de doelgroep zodat er voldoende animo ontstaat? 
• Uit welke onderdelen is het programma opgebouwd
• Waar kan het evenement plaatsvind
• Hoe kan het evenement financieel haalbaar worden ingevuld?

Hoe het evenement uiteindelijk samengesteld kan worden, is afhankelijk van een combinatie van vele factoren. De mix van deze factoren is verschillend en uniek voor elk evenement.

Naast de in de eerste fase omschreven uitgangspunten spelen de volgende aspecten een rol voor het programma:

• de gewenste of maximale tijdsduur van het evenement;
• de geschiktste tijdstippen op de dag;
• wat er in het verleden reeds voor de doelgroep gedaan is;
• wat er door de concurrent georganiseerd wordt;
• de mate waarin interactie gewenst is tussen het bedrijf en de gasten;
• de mate waarin interactie gewenst is tussen de gasten onderling;
• de mate waarin de gasten vermaakt dienen te worden;
• de mate waarin spektakel, vernieuwing en uniciteit verwacht worden;
• de eisen en wensen ten aanzien van de locatie 
• de bereidheid van de doelgroep om te betalen voor deelname aan het evenement.

Soorten zakelijke evenementen

Door bovenstaande secundaire uitgangspunten te bespreken en in te vullen, geef je al voor een deel richting aan de mogelijkheden voor het betreffende evenement.

Hieronder tref je een overzicht aan van de verschillende typen zakelijke evenementen, gegroepeerd naar doel van het evenement. Combinaties van typen evenementen zijn uiteraard ook heel goed mogelijk.

Relatieontvangsten (intern en extern)

• ontvangsten, zoals lunches en diners
• borrels en recepties
• theater- en musicalbezoeken, dinershows
• feestavonden, zoals personeels-, relatie- en jubileumfeesten
• open dagen
• opening van een nieuw pand
• sportevenementen
• sponsorevenementen
• seizoensevenementen (zoals Sinterklaas, Kerstmis, oud en nieuw, de start van het brancheseizoen)

Informatie- en kennisoverdracht

• congres (een grote vergadering van deskundigen op een bepaald vakgebied)
• seminar (een korte studieconferentie, waarbij het ontvangen van informatie en de gelegenheid tot het stellen van vragen centraal staat)
• symposium (korte wetenschappelijke bijeenkomst waar sprekers een bepaald onderwerp behandelen; een combinatie van kennisuitwisseling en kennisoverdracht, vaak door middel van een forumdiscussie)
• vakbeurs of consumentenbeurs
• persconferentie
• aandeelhoudersvergadering
• productpresentatie
• kick-off (een korte en krachtige aftrap, officiële start van bijvoorbeeld een campagne, een nieuwe verkoopperiode of samenwerkingsverband)

Informatie- en kennisuitwisseling

• workshop (werkbijeenkomst, meestal in kleine groepjes, gericht op het overdragen van kennis en/of vaardigheden)
• beurs
• vergadering
• conferentie (bijeenkomst om te beraadslagen, vergadering)
• congres
• seminar
• symposium

Stimuleren, bedanken of belonen

• kick-off
• incentive
• alle hiervoor onder ‘relatieontvangsten’ genoemde typen evenementen

Geschikte datum, duur en tijdstippen

Nu het type evenement bekend is, kunnen de datum, geschikte tijden en de verdere invulling van het programma worden bepaald. Hieronder vind je een aantal factoren om rekening mee te houden bij het kiezen van een datum, dag in de week, tijdstippen en het bepalen van de lengte van het programma.

• Worden de partners wel of niet uitgenodigd?
• Worden er wel of geen kinderen uitgenodigd?
• Geloofsovertuiging
• Reisafstand en -route
• Tijdspad: benodigde tijd voor opbouw, soundchecks en demontager 
• Seizoensgebondenheid
• Andere evenementen
• Feestdagen
• Vakantieperioden
• Aanwezigheid van interne personen

De opbouw van het programma

Elk evenement kent hoogtepunten, rustige momenten, actieve momenten, culinaire momenten en de gelegenheid tot het leggen van contacten. Een goede verdeling is daarbij relevant.
Elk evenement is weer anders opgebouwd en heeft zijn eigen belangrijke momenten en hoogtepunten. Hoe lang bepaalde onderdelen mogen duren, hangt samen met de aard van het evenement en de mate waarin het accent juist wel of juist niet op een bepaald onderdeel van het programma gelegd dient te worden.

Gemiddeld kun je de volgende richtlijnen voor de duur van bepaalde programmaonderdelen aanhouden:
ontvangst en registratie: 30 tot 45 minuten (onder meer afhankelijk van de reisafstand die de gasten moeten afleggen om op de locatie te komen)

• welkomstwoord of dankwoord: 5 tot 10 minuten
• sprekers, entertainment en audiovisuele presentaties: 1,5 tot maximaal 2 uur zonder tussenpauze
• koffie- en theepauze: 15 tot 30 minuten
• lunchpauze: 1 tot 1,5 uur
• receptie of borrel: 1 tot 3 uur
• aperitief: 0,5 tot 1 uur
• zittend diner: 1,5 tot 3 uur
• dinerbuffet: 1,5 tot 2,5 uur
• feestavond: 3 tot 4 uur
• entertainmentact of optreden: 10 tot 30 minuten

Thematisering of verhaallijn

Het draagt bij aan het bereiken van de doelstelling en de beleving van het evenement als er sprake is van een herkenbare rode draad, thema of verhaallijn. Het versterkt de body van het evenement en draagt als zodanig bij aan het effect dat het evenement heeft op de gast en het gevoel dat wordt meegegeven.

Het creëren van een herkenbare ‘kapstok’ waaraan het evenement wordt opgehangen is een van de moeilijkste onderdelen bij de vormgeving van een evenement. Het vraagt veel creatief vermogen om hieraan op originele wijze invulling te geven. Maar tijd en moeite worden beloond, want juist hierin is de mogelijkheid te vinden om een uniek, spraakmakend en onderscheidend evenement neer te zetten.

De rode draad verbindt de losse onderdelen van het evenement als het ware tot een logisch, samenhangend geheel. Hierdoor wordt een totaalbeleving gecreëerd, waardoor de boodschap krachtiger en duidelijker overkomt.

Afhankelijk van het type evenement kan de uitwerking beperkt zijn tot zeer vergaand en kan deze zowel eenvoudig en oppervlakkig zijn of complexer en diepgaand.

Lees hier meer over de inzet van een thema/rode draad

De selectie van samenwerkingspartners

Elk evenement is opgebouwd uit verschillende onderdelen. Vaak wordt een groot deel van die onderdelen door derden verzorgd. Het zal duidelijk zijn: een zorgvuldige leverancierselectie is een voorwaarde om van het evenement een onvergetelijk succes te maken.

Naast ‘het goede gevoel’ zijn er verschillende rationele aandachtspunten die je kunnen helpen om tot een weloverwogen besluit te komen, zoals:

• Let op een klantgerichte benadering in het algemeen. Hoe lang laat men je bijvoorbeeld wachten aan de telefoon? Staat men je vriendelijk te woord? Hoe snel krijg je de offerte? 
• Vraag om referenties en bel deze desnoods ook echt na.
• Is het mogelijk om eens ergens te gaan kijken naar het ‘product’ of de dienstverlening? 
• Ken je iemand die ervaring heeft met bepaalde leveranciers? 
• Stelt de leverancier de juiste vragen? Leeft hij zich goed in in je evenement? 
• Hoe flexibel kan het product of de dienst op je wensen worden afgestemd?
• Hoe is de verwachte prijs-kwaliteit verhouding?
• Hoe is de verwachte kwaliteit? 
• En het prijsniveau in vergelijking tot andere aanbieders?
• Welke (algemene) voorwaarden zijn er.

Het is raadzaam om na een globale voorselectie maximaal drie gerichte offertes aan te vragen, op basis van een duidelijke briefing. Afhankelijk van het type dienst of product, is het wenselijk om daar een persoonlijk gesprek aan te koppelen. Dat geldt zeker als je de gehele organisatie uitbesteedt aan een evenementenorganisatiebureau. Een persoonlijk gesprek draagt ertoe bij dat het bureau zich beter in je wensen en uitgangspunten kan inleven.

De selectie van een geschikte locatie

Een geschikte locatie kan het feest, de presentatie, het congres of de beurs maken of breken. De locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling van een evenement én bepaalt de sfeer waarbinnen het geboden programma door de gasten of bezoekers wordt beleefd. De locatie beïnvloedt daardoor ook het succes van de andere onderdelen van de festiviteit of zakelijke bijeenkomst.

Niet alleen de ambiance is van belang; tal van andere factoren zijn ook bepalend voor de geschiktheid van een locatie. Belangrijk is om deze factoren in de juiste mix een rol te laten spelen bij de keuze. Een wensenlijstje van kenmerken waar de locatie minimaal aan moet voldoen helpt bij de zoektocht naar een passende locatie.

Primaire kenmerken
De eerste selectie van een aantal mogelijk geschikte locaties en de uiteindelijke keuze voor een bepaalde locatie, wordt doorgaans vooral bepaald door de volgende primaire kenmerken:

Sfeer en uitstraling van de locatie
De ideale locatie past qua sfeer en uitstraling bij de doelstelling, doelgroep, een eventueel gekozen thema, maar ook bij het imago van het bedrijf. Een bedrijf dat zich bijvoorbeeld op het hogere marktsegment richt (A-merk), kan beter geen genoegen nemen met minder dan een A-locatie. Een zeer trendy designproduct introduceren zal succesvoller verlopen in een trendy omgeving dan in een locatie met een ouderwetse of klassieke uitstraling.

Capaciteit en mogelijkheden van de ruimtes
De locatie moet vanzelfsprekend groot (of klein) genoeg zijn voor het aantal gasten dat verwacht wordt. Tevens dient de ruimte geschikt te zijn voor de gewenste opstelling en indeling en kan de behoefte aan subruimtes heel bepalend zijn.

Ligging en bereikbaarheid
Ook de ligging van de locatie is van primair belang. De maximaal ‘geaccepteerde’ reisafstand voor de gasten of bezoekers verschilt sterk per type evenement. Bij een personeelsfeest is één uur reistijd wel de grens. Bij een meerdaagse brainstormsessie is een reistijd van 2 tot 4 uur wellicht acceptabel.
Ten aanzien van de bereikbaarheid kunnen zowel de bereikbaarheid per auto als per openbaar vervoer van belang zijn. Filegevoelige routes spelen hierin een steeds grotere rol. Wel kunnen filegevoelige tijdstippen soms worden vermeden door de programmatijden enigszins aan te passen.

Secundaire kenmerken
Naast de primaire kenmerken is er nog een aantal voorzieningen en eigenschappen waarover een locatie, afhankelijk van het soort evenement, moet beschikken of waarvoor de mogelijkheid moet bestaan deze te plaatsen of creëren. Hoewel ze secundair zijn – het oog valt meestal niet in eerste instantie op een locatie vanwege de aanwezigheid van deze voorzieningen – kan het wel zo zijn dat je uiteindelijk toch níet voor een locatie kiest vanwege de afwezigheid of gebrekkigheid ervan. Een overzicht van deze voorzieningen:

Hotelkamers
Voldoende hotelkamers als onderdeel van de locatie of in de directe omgeving ervan.

Parkeergelegenheid
Het aantal parkeerplaatsen, maar ook de loopafstand van de parkeerplaats naar de locatie en eventuele parkeerkosten spelen een rol.

Toegankelijkheid voor invaliden
De meeste locaties zijn tegenwoordig goed toegankelijk voor invaliden. De minder gangbare evenementenlocaties zijn echter lang niet altijd uitgerust met liften of brede (entree)deuren.

Snelheid logistiek gasten
Is de routing van het gebouw zodanig dat de gasten (bij binnenkomst) vloeiend kunnen doorlopen of zijn er factoren die een snelle doorstroom belemmeren, zoals smalle gangetjes of een smalle trap?

Voldoende garderobefaciliteiten
Zijn er voldoende garderobevoorzieningen aanwezig of kun je deze (laten) plaatsen? Is hiervoor voldoende ruimte beschikbaar?

Voldoende toiletten
Zijn er voldoende toiletten en zijn deze voldoende representatief? Is een invalidentoilet gewenst?

Huiscateraar(s) of eigen keuze
Veel locaties hebben een eigen keuken of werken met een of meerdere vaste cateraars, de zogenaamde huiscateraar(s). Het is soms in overleg wel mogelijk om toch zelf een cateraar in de arm te nemen. Meestal moet de huiscateraar dan worden uitgekocht in de vorm van een percentage van de cateringomzet of een vast uitkoopbedrag. Dit om omzetderving te compenseren en omdat de ‘huiscateraars’ veelal een bedrag betalen voor de ‘cateringrechten’ en investeren in keukenfaciliteiten op de locatie.

Werkruimte catering
Is er een ruimte die als opslag- en werkruimte (pantry) voor de catering kan dienen of kan deze ruimte ergens worden gecreëerd? Bij voorkeur is dit een ruimte die grenst aan de feest- of dinerruimte en zo is gelegen dat alle ‘hoeken’ makkelijk te bedienen zijn.

Stroomvoorzieningen en (stromend) water
Zijn er voldoende stroomvoorzieningen en water voor de catering en techniek? Is er stroom in de nabijheid van het podium en andere plaatsen waar optredens plaatsvinden? Aandachtspunt hierbij is dat enkel de aanwezigheid van voldoende stopcontacten niet altijd voldoende is. De totale stroomcapaciteit moet voldoende zijn om alles aan te kunnen sluiten, zonder dat de stoppen doorslaan zodra de tap wordt aangesloten.

Aanvoer goederen voorafgaand aan en tijdens het evenement
Is aan- en afvoer van goederen zowel vóór als tijdens het evenement goed mogelijk, zonder dat de gasten hier hinder van ondervinden? Zijn er eventueel (goederen)liften, en passen alle materialen hierin?

Kleedruimtes
Welke ruimtes kunnen dienen als kleedruimte voor entertainment, sprekers enzovoort?

Verlichting
Is er goede (sfeer)verlichting en is er op het parkeerterrein en de aanlooproute voldoende licht?

Reguliere bezoekers
Heeft de locatie te maken met reguliere (dag)bezoekers, zoals bij musea, kerken en attractieparken? Wat is hiervan de invloed op bijvoorbeeld opbouwtijden of de mogelijke aanvangstijd?

Opbouw- en afbouwdag(en)
Wanneer er veel opbouwwerkzaamheden moeten plaatsvinden, kan het nodig zijn de locatie een dag (of zelfs meerdere dagen) van tevoren en/of na afloop tot jouw beschikking te hebben. Is dit mogelijk en wat is de zaalhuur die extra in rekening wordt gebracht?

Exclusiviteit
Heb je op de dag van het evenement het ‘alleenrecht’ op de locatie of vinden er meerdere evenementen tegelijk plaats in het gebouw?

Flexibiliteit van de ruimtes
Wat zijn eventueel de mogelijkheden als zich veel meer of veel minder gasten aanmelden? Zijn er dan mogelijkheden tot het gebruiken van meer of minder ruimtes of kan de locatie in geval van nood worden uitgebreid door er een tent aan te koppelen?

Podium
Is er een podium aanwezig, en zo niet, kan dat dan geplaatst worden? De benodigde afmetingen zijn afhankelijk van de activiteiten die zich op het podium zullen afspelen.

Dansvloer
Is er voldoende ruimte voor een dansvloer? Is de aanwezige vloer hiervoor geschikt, of moet er een aparte vloer worden gelegd?

Akoestiek
Heeft de locatie een goede akoestiek voor de activiteiten die er plaats zullen vinden? Een kwalitatief goede weergave van muzikale items of toespraken in een kerk bijvoorbeeld, vraagt om speciale geluidsvoorzieningen.

Bij presentaties, seminars, congressen en vergaderingen
Bij zakelijke bijeenkomsten kunnen factoren als voldoende daglicht, de mogelijkheid tot verduisteren, luchtverversing, airconditioning en omgevingslawaai een rol spelen. Bij voorkeur beschikt de locatie dan ook over een aparte pauzeruimte en, met name bij meerdaagse programma’s, ontspanningsmogelijkheden.

Bij feestavonden
Specifiek bij feestavonden kunnen de uiterlijke eindtijd en het toegestane geluidsvolume een belangrijke rol spelen.

Leverings- en betalingsvoorwaarden
Welke algemene voorwaarden, annulerings-, leverings- en betalingsvoorwaarden zijn van toepassing? Hoe lang is een optie geldig en hoe lang van tevoren dient het definitieve aantal personen bekend te zijn?

Mvo-beleid
Als laatste genoemd, maar voor steeds meer evenementen een heel belangrijke eigenschap van een locatie, is de mate waarin er maatschappelijk verantwoord wordt ondernomen en dus in hoeverre de uitstoot van CO2 wordt beperkt. Het kwam in paragraaf 1.7 al uitgebreid aan de orde: steeds meer evenementen worden ‘maatschappelijk verantwoord’ georganiseerd. Bij de keuze voor een locatie speelt dit dan ook steeds vaker een grote rol. ‘Groene’ locaties zijn herkenbaar aan de zogenaamde Green Key.

De Green Key
De Green Key, vroeger de milieubarometer genoemd, is inmiddels uitgegroeid tot hét internationale keurmerk voor bedrijven in de toerisme- en recreatiebranche die serieus en controleerbaar bezig zijn met de milieuzorg binnen het bedrijf. Binnen de organisaties met een Green Key wordt bewust omgegaan met het milieu en de natuur, zonder dat dit ten koste gaat van het comfort en de kwaliteit. De Green Key staat garant voor de inzet van de ondernemer om meer aan het milieu te doen dan de wet- en regelgeving van hem verlangt.

Financiële haalbaarheid

De uitgangspunten op financieel vlak kunnen bij de verschillende typen evenementen zeer uiteenlopen. Bij besloten evenementen is er in de meeste gevallen sprake van een beschikbaar budget, waarbinnen alle kosten moeten vallen die in het kader van het evenement gemaakt zullen worden. Het organiserende bedrijf stelt dit budget ter beschikking aan het organiserende comité (of organisatiebureau). Deze stelt middels een kostenbegroting het kostenplaatje op.

Overigens zie je steeds vaker de situatie ontstaan dat ook voor besloten zakelijke evenementen naar inkomstenbronnen wordt gezocht, bijvoorbeeld door leveranciers als partners bij het evenement te betrekken als sponsor.

Een begroting is een overzicht van de (eventueel) verwachte inkomsten en uitgaven. Door alle inkomsten en alle uitgaven gegroepeerd in kaart te brengen, krijg je inzicht in de haalbaarheid van je evenement.

Indicatieve begroting
Zodra de doelstelling is geformuleerd, de doelgroep is bepaald en de eerste (globale) ideeën zijn bedacht, dus nog voordat je offertes aanvraagt, is het van belang een indicatieve begroting te maken.

Bij het opstellen van de indicatieve begroting kun je het volgende stappenplan hanteren:
1. Wat is het budget? Is dit een budget per persoon of een totaal budget ongeacht het aantal bezoekers?
2a. Welke kostenposten zijn er?
2b. Welke bronnen van inkomsten zijn er eventueel?
3a. Welke van de kosten zijn onvermijdelijk?
3b. Welke inkomsten zijn zeker?
4. Welke van de kosten hebben prioriteit (basis van het evenement, hoofdzaken)?
5. Maak een globale inschatting van de kosten per kostengroep.
6. Welke speelruimte is er (binnen de kaderstelling!)? Je kunt op allerlei vlakken kosten besparen: een lager cateringniveau of een kleiner cateringpakket, een andere spreker, meer gebruikmaken van de aanwezige inrichting, eenvoudiger drukwerk, een korter programma, de giveaways achterwege laten enzovoort.
7. Maak (voorlopige) keuzes om tot een binnen de begroting haalbare invulling te komen.

Het kan blijken dat de ideeën die je hebt veel te wild zijn voor het budget. Of andersom, dat er juist ruimte is om het grootser of anders aan te pakken. Doe daarom ook nooit uitgaven en zeg deze ook niet toe voordat je de begroting sluitend hebt.
Wees daarnaast bij het inschatten van kosten realistisch en reken jezelf niet rijk. Schat inkomsten liever aan de lage kant in en neem kosten aan de ruime kant.

Definitieve begroting
Pas nadat je alle (eventueel aangepaste) offertes hebt ontvangen, kun je de eerste inschatting van kosten op detailniveau bijstellen. Houd hier bij voorkeur nog wel rekening met een post ‘onvoorzien’, omdat in de aanloopfase naar het evenement nog kan blijken dat er bepaalde bijkomende kosten zijn, die je op voorhand niet had voorzien. Je kunt hierbij denken aan aanvullende bepalingen die in het contract van een artiest worden genoemd: dat kunnen voorzieningen zijn die je als organisator geacht wordt te regelen, maar waarvoor je dus ook kosten moet maken.

De bronnen van inkomsten zijn vaak pas in een veel later stadium bekend. Sponsorgelden en ticketverkoop blijven nog langer in het ongewisse, waardoor de zekerheid om de begroting rond te krijgen nog even op zich kan laten wachten.

Checklist kostenposten
Probeer al bij de begroting aan alle benodigde voorzieningen en diensten te denken. De volgende checklist van onderdelen die op de begroting kunnen voorkomen, kan je daarbij helpen:

Drukwerk en toebehoren

• uitnodiging met antwoordkaart
• leaflets, flyers en posters
• entreekaarten
• programmaboekje
• routebeschrijving of routekaartjes
• bevestigingsbrief
• menukaartjes
• naamkaartjes en tafelkaartjes
• consumptiebonnen
• badges
• persmappen
• banieren en vlaggen
• textielbedrukking
• presentje voor de gasten (giveaway)
• bedankbrief of bedankkaart
• feestkrant of hand-outs
• portokosten
• kopieerkosten
• enveloppen
• etiketten
• openen en onderhoud van een speciale website
• opmaak van digitale nieuwsbrieven
• opmaak en verzenden van sms-berichten

Locatie en inrichtingsbenodigdheden

• locatiehuur (of tenthuur) eventueel inclusief opbouwdag
• garderobevoorzieningen
• tafels en stoelen
• podium en dansvloer
• spreekgestoelte (katheder)
• bars, buffetten en kramen
• tribune
• voorzieningen in kleedruimtes
• (thema)decoratie
• bloem- en groendecoratie
• (sfeer)verlichting
• bewegwijzering
• parkeerkosten (uitkoop parkeergarage, parkeermunten, uitrijkaarten)
• toiletten (inclusief alle benodigdheden en schoonmaak)
• verwarming, airconditioning (eventueel met aggregaat)
• mastiek (alle tafelbenodigdheden waaronder bestek, glaswerk, servies, linnen, servetten, peper-en-zoutstelletjes, asbakjes)
• breuk
• schoonmaakkosten (voorafgaand aan, tijdens en na afloop van het evenement)

Catering

• catering voor de gasten
• catering voor de pers
• crewcatering (catering voor de medewerkers)
• catering voor buschauffeurs

Invulling programma

• entertainment (inclusief Buma-rechten en eventuele sociale lasten)
• sprekers, ceremoniemeesters
• activiteiten (zoals workshops of sportieve programmaonderdelen)
• partnerprogramma
• kinderprogramma
• audiovisuele middelen en technische assistentie
• special effects (vuurwerk, rook, sneeuw, enzovoort)

Diversen

• speciaal vervoer voor de gasten, vipvervoer
• transport van materialen
• hosts en hostesses
• parkeerhulpen
• beveiliging van mensen en apparatuur
• EHBO, arts, ambulance
• foto- of videoreportage
• overnachtingskosten, hotelkosten (toeristenbelasting, consumpties in bar, telefoonkosten op kamer, ontbijt)
• vergunningen en verzekeringen
• organisatiekosten uitbesteden (fee organisatiebureau, km-vergoeding, onkosten)
• organisatiekosten intern (reiskosten, kantoorartikelen, tijd)
• btw (omzetbelasting)

Onvoorzien

• houd vervolgens altijd rekening met een post voor onvoorziene kosten. Als vuistregel kun je 10 procent van de totale begroting aanhouden.

Bespreek ook met de (interne) opdrachtgever wat de budgettaire consequenties zijn als de situatie zich voordoet dat zich veel meer mensen aanmelden dan begroot.

Voor de begroting kun je deze format gebruiken

Werkkostenregeling

Vrijwel iedere werkgever biedt het personeel jaarlijks een feestje aan. Dat kan ter gelegenheid van kerst of een jubileum, maar het kan ook gaan om veel exotischer activiteiten, zoals een week zeilen op de Middellandse Zee. Maar hoe zit dit ten aanzien van de belasting?

Werkgevers mogen voortaan nog maximaal 1,4 procent van het totale bedrag dat ze uitkeren aan salarissen, belastingvrij schenken. Voor extra’s boven dat bedrag geldt een eindheffing van 80 procent.

Personeelsfeesten vallen ook onder de vergoedingen en verstrekkingen van een werkgever, net als een fiets of een computer van de zaak. Dus zullen er keuzes gemaakt moeten worden.

Evenementen voor medewerkers met een zakelijk, inhoudelijk en/of trainingsdoeleinde én een verplicht karakter vallen buiten de WKR. Evenals feestelijke evenementen vanuit een personeelsvereniging. Ook evenementen die ‘in huis’ (bedrijfspand/bedrijfsterrein) worden georganiseerd, vallen niet onder de regeling.

Let op; de letterlijke definitie én interpretatie van deze uitzonderingen laat ruimte voor onduidelijkheid en discussie.

Teksten door Lenny Klaassen

www.Effectivents.nl 

Trainingen in Eventmanagement