Project Assistant (Fulltime)

BEN JIJ……..enthousiast, veelzijdig, spreek je vloeiend Nederlands en Engels, ben je detailgericht, zeer georganiseerd, oplossingsgericht, pragmatisch en heb je zin om te werken aan de mooiste kunstbeurs ter wereld…. Dan zoeken wij JOU! 

HET TEAM (bestaande uit ongeveer 20 personen) organiseert 2 beurzen per jaar.

TEFAF Maastricht met 270 internationale top kunsthandelaren in maart en TEFAF New York met 90 van de beste moderne kunsthandelaren in mei. Als aanvulling op ons team zijn we op zoek naar een project assistent voor de vele verschillende administratieve en organisatorische taken die horen bij het organiseren van een event van wereldfaam!

Taken

• Deelnemers relaties: beantwoorden van vragen van deelnemers over beursprocedures; coördinatie van beursdocumentatie, inclusief controle om ervoor te zorgen dat deelnemers het vereiste materiaal op tijd indienen; bijwerken van de inhoud van het deelnemersportaal; coördinatie van verhuizingen en expediteurs; plannen van opslagruimten.
• Administratieve taken: deelnemers factureren; betalingen opvolgen; documenten voor vergaderingen voorbereiden.
• Beurskalender: deadlines bewaken voor productie en deelnemers; projectcoördinatie van een groter team.
• Beursmateriaal: samenwerken met het productieteam om ervoor te zorgen dat de bewegwijzering en het drukwerk voor deelnemers correct is.
• Ter plaatse: Sta klaar om te helpen met alle taken die nodig zijn om de beurs succesvol te maken, inclusief het bemannen van de deelnemersdesk om vragen te beantwoorden.

Reden

Het Operations Team is de brug tussen de fysieke structuur van de beurs en alles wat nodig is om daar te komen. Als zodanig vormt Operations de kern van het bredere team en raakt het aan alles wat we doen. Deze functie is geschikt is voor mensen die graag meerdere petten op hebben, snel kunnen schakelen en makkelijk contact leggen. Je begrijpt dat er af en toe een tandje bij moet en het belang van het nauwkeurig uitvoeren van administratie taken voor een soepele uitvoering.

Vereisten

• Je spreekt en communiceert vloeiend in het Engels en Nederlands
• Je hebt een Bachelor Hotelmanagement, Facility Management of Event Management
• 1-3 jaar ervaring in een rol op het gebied van operations, logistiek of producties
• Teamspeler met een positieve ‘can-do’ houding
• Oplossingsgericht en snel kunnen schakelen tussen verschillende taken
• Detailgericht en zeer georganiseerd, kan administratieve taken met een glimlach afhandelen
• BONUS: spreken en schrijven in meerdere talen
• BONUS: ervaring in het organiseren van kunstbeurzen of evenementen

Wij bieden...

• 2,5 week in Maastricht met voltallig team voor TEFAF Maastricht.
• 2 weken in New York met voltallig team voor TEFAF New York
• Een voltijd functie
• Hybride werkplek 
• Marktconform salaris op basis van opleiding en ervaring.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden (o.a. telefoon, laptop)

Stuur je motivatie en CV vóór 21 april 2024 naar: hr@tefaf.com o.v.v. "Project Assistent”.