>> The Yacht Experience Grace Kelly en Party Cruiser Jules Verne, Varen Op Business Class Niveau >> Kijk voor meer informatie op www.constantinbeweging.nl >>

Datum, duur en tijdstip

Datum, duur en tijdstip
Het vaststellen van datum, duur en tijdstip van een evenement is van cruciaal belang. De aanwezigheid van jouw gasten bepaalt het succes van jouw evenement. De datum, duur en het tijdstip hangen samen met de doelgroep die je wilt uitnodigen. Verwacht geen grote opkomst als het WK-voetbal wordt uitgezonden die avond, dat een directeur vier dagen met je op stap gaat of dat je gasten op een doordeweekse filedag om 17:30 uur in hartje Amsterdam kunnen zijn.

Na een inventarisatie van de meest ideale data van je evenement, de duur ervan en de tijdstippen, ga je verder op onderzoek uit. Check zaken als de beschikbaarheid van de locatie, de presentator en de artiesten.

Als je alle programmaonderdelen de revue laat passeren, komt er uiteindelijk een handjevol geschikte data en tijdstippen uit de bus. Pik er nooit zomaar een uit, maar check de data en tijdstippen met evenementen die lokaal, nationaal of internationaal plaatsvinden. Hiervoor kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van de Evenementenjaarlijst die het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen uitgeeft. Ook de websites van nationale en internationale sportfederaties en culturele instellingen informeren ruim van tevoren over data en plaats van toernooien, kampioenschappen, festivals, enzovoort. Begin in ieder geval tijdig met het vaststellen van het meest geschikte moment voor jouw evenement. Een half jaar van tevoren brainstormen is in de meeste gevallen echt niet overdreven.

Datum
Let bij het bepalen van een geschikte datum op onderstaande zaken en check deze ook intern. Is de directeur niet toevallig net op vakantie? Kunnen de mensen van de verkoopafdeling wel bij de dealermeeting aanwezig zijn?

Periode
Er zijn een aantal ongunstige periodes die beter niet op uw uitnodigingskaart kunnen voorkomen:
De winter met zijn gladheid, mist en sneeuw.
Vakantieperiodes en de vrijdag vr, en de maandag n vakanties.
(Inter)nationale feestdagen en de dag vr, en de dag n deze feestdagen.
De week waarin n of meerdere feestdagen worden gevierd.
Dagen en avonden waarop sportieve evenementen zoals WKs, EKs, Wimbledon, Tour de France en Olympische Spelen plaatsvinden of op tv worden uitgezonden.
Dagen en avonden waarop (lokale) evenementen zoals Horecava of Internationale
Filmdagen plaatsvinden.

Dag
Wanneer een evenement vroeg in de week plaatsvindt, betekent dit een lange uitwerking over de rest van de week, wat vaak positief kan werken.
Maandag: geen geschikte dag voor zakelijke evenementen, maar wel weer een uitgelezen dag voor detaillisten.
Dinsdag: geschikte dag.
Woensdag: geschikte dag.
Donderdag: geschikte dag.
Vrijdag: geschiktheid hangt samen met doelgroep.
Evenementen waarbij ook de partners welkom zijn, kunnen heel goed op vrijdagmiddag of -avond worden gehouden.
Zaterdag: geschikte dag voor feestelijke evenementen waarbij partners en/of
kinderen ook welkom zijn.
Zondag: geschikte dag voor feestelijke evenementen waarbij partners en/of
kinderen ook welkom zijn.
Houd er rekening mee dat veel mensen de zondagse rust wensen te respecteren.

Duur
De duur van het evenement wordt uiteraard bepaald door de lengte van de verschillende programmaonderdelen. Daar kunnen dus ook overnachtingen bij horen. Net als bij datum en tijdstip wordt ook de duur van het evenement afgestemd op de doelgroep. Wees daarom voorzichtig met hele dagprogrammas voor zakenrelaties. In de meeste gevallen zal dat overwerk betekenen. En hoe langer het programma duurt, hoe eerder jouw genodigde het af laat weten.

Tijdstip
Houd bij het vaststellen van het tijdstip van een evenement ook rekening met factoren als vervoer naar de locatie en parkeren. Plan een evenement liever nooit rond of net na de spits. Daar komt bij dat een evenement dat direct na werktijd begint, in de regel niet zo druk wordt bezocht. Het eindtijdstip van een evenement wordt mede bepaald door de duur van de terugreis.

» evenementenadvies

events.nl is een onderdeel van High Profile Events bv