>> The Yacht Experience Grace Kelly en Party Cruiser Jules Verne, Varen Op Business Class Niveau >> Kijk voor meer informatie op www.constantinbeweging.nl >>

Beveiliging en bewaking

Beveiliging en bewaking

De aanwezigheid van veel mensen op één plek kan risico’s met zich meebrengen. Daarom mogen beveiliging en bewaking bij de voorbereidingen van een evenement niet worden vergeten. Hieronder vallen bijvoorbeeld ook garderobebewaking, bewaking van de parkeergarage met camera’s, aanwezigheid van hostesses en security hosts.

Beveiliging door uitnodigingen
Wellicht staat u er niet bij stil, maar een uitnodiging is een vorm van beveiliging. U wilt immers alleen díe mensen ontvangen die u een uitnodiging stuurt. U kunt de uitnodigingskaart een dubbele functie geven door deze ook in te zetten als toegangskaart; zonder uitnodiging geen toegang. U kunt dit betrekkelijk eenvoudige beveiligingssysteem verder uitbouwen door de genodigden te vragen een antwoordkaart in te sturen als zij van plan zijn uw evenement te bezoeken. Vraag dan naar gegevens zoals naam, adres, woonplaats, functie en bedrijf van uw gast en eventueel die van de partner. Deze gegevens kunt u verwerken in een gastenlijst. Staat de gast op de lijst dan mag hij naar binnen. Deze procedure vormt tegelijkertijd een bron van gegevens; u weet wie u tijdens het evenement in huis hebt.

Vindt u dat toegang door middel van een gastenlijst geen welkom gebaar is, dan kunt u ervoor kiezen bij ontvangst van de antwoordkaart direct een toegangskaart aan de genodigden toe te sturen. Het tonen van de toegangskaart is, net als de uitnodiging, een vorm van beveiliging.

Ter bevordering van de veiligheid kunt u ervoor kiezen de gasten een badge te laten dragen. Dit is vooral handig als het evenement zich in meerdere zalen afspeelt. De man of vrouw bij de deur kan zo in één oogopslag zien of de persoon mag doorlopen. Bedenk dat het gebruik van badges ook nadelen kent; niet iedereen vindt het prettig om zijn feesttenue te laten verstoren door een speldje waarop soms ook nog enkele persoonlijke gegevens (naam, titel, functie, bedrijf) staan vermeld. Nieuwe mogelijkheden zijn badges die te bevestigen zijn met een knijper of een magneet, of een badge in de vorm van een sticker die geschikt is voor textiel en leer.

Beveiliging door personen
Als u de beveiliging met de toegangskaart onvoldoende acht, kunt u denken aan verschillende manieren van persoonlijke beveiliging. Uiteraard zijn de aard van het evenement en de gasten bepalend voor de inzet van beveiligings-medewerkers. Tijdens een evenement waarvoor u belangrijke industriëlen heeft uitgenodigd, hebt u andere vormen van professionele beveiliging nodig dan bij een groots opgezet muziekevenement waarbij u enkele duizenden gasten verwacht.

In het geval van risicogevoelige evenementen is het raadzaam een beveiligingsbedrijf in te schakelen. Hierbij geldt dat u deze professionals al in de beginfase van de organisatie bij het evenement moet betrekken. Het is bijvoorbeeld echt niet vreemd om beveiligers een advies te laten uitbrengen bij de keuze van een locatie. In de meeste gevallen zullen ze zelfs vragen om de locatie te mogen bekijken. Dat is nodig om vooraf een analyse te kunnen maken van de eventueel te verwachten risico’s. De beveiligers zullen u ook vragen naar zaken als aantal en soort gasten, welke artiesten er optreden et cetera. Op grond van al deze gegevens kan een beveiligingsbedrijf een grondige risico-analyse maken. Deze inventarisatie vormt de basis voor inzet van personeel en materieel. In de meeste gevallen zal een beveiligingsbedrijf een plan van aanpak ook bij de politie bekend maken.

Vormen van persoonlijke beveiliging

  • Beveiligingsfunctionarissen
  • Van hun aanwezigheid gaat een preventieve werking uit. Daarnaast kunnen zij aanwijzingen geven en controleren of deze worden opgevolgd. Beveiligingsfunctionarissen beschikken meestal over communicatie-apparatuur via welke zij met elkaar en met een centrale meldkamer voortdurend in verbinding staan. Hierdoor kunnen ze direct en gecoördineerd optreden bij eventuele calamiteiten.
  • Hostesses 
  • Zij kunnen de gasten inchecken en registreren.
  • Security hosts
  • Zij kunnen bij de ingang onderscheid maken tussen gewenste en ongewenste gasten. Hier gaat een preventieve werking van uit. Bovendien kan de aanwezigheid van een security host de gast een veilig gevoel geven.
  • Politie

Deze wordt vooral ingeschakeld bij hooggeplaatst bezoek zoals leden van het Koninklijk Huis, politici, diplomaten en internationale (film)sterren. Maar u kunt ook een beroep op de politie doen als u denkt dat uw evenement de openbare ruimte tijdelijk in gevaar kan brengen.

Brandbeveiliging 
Hoewel de meeste locatiebeheerders hun voorzorgsmaatregelen tegen brand hebben genomen, kan het toch geen kwaad om hiernaar te informeren. Terwille van de veiligheid van uw gasten is het geen overbodige luxe om op een plattegrond de brandblussers en -melders aan te geven. Geef deze informatie ook door aan toeleveranciers zoals cateraars, belichters, decorbouwers en geluidsmensen. Vraag de locatiebeheerder naar de vluchtwegen bij calamiteiten en teken deze ook in. Denk er bij de versiering met grote decorstukken aan dat u de brandweer hiervan vooraf op de hoogte brengt. Deze zal wellicht de locatie en de plattegronden van de aangeklede feestruimte willen bekijken. De brandweer kan dan eventueel in overleg met de decorbouwers de meest brandveilige oplossingen bedenken.

Bewaking van eigendommen
Hoewel de evenementenorganisator niet aansprakelijk is voor het verlies of diefstal van eigendommen van gasten, wilt u toch niet dat uw gasten geconfronteerd worden met dit soort situaties. Om dit te voorkomen kunt u bijvoorbeeld de garderobe of de parkeergarage laten bewaken. 

Beveiliging door middelen
U kunt de beveiliging van uw gasten en de bewaking van materiële zaken in sommige gevallen ook overlaten aan camera’s en monitoren. Maar houd in gedachten dat opzichtig opgestelde camera’s bij binnenkomst nu niet het meest welkome gevoel bij uw gasten zullen oproepen. U kunt de omgeving van de locatie ook beveiligen met infrarood. Uiteraard kunt u specialisten inschakelen om u te laten adviseren over de meest passende en geschikte manier om apparatuur in te zetten.

Samenvatting
Het bij elkaar brengen van een groep mensen kan risico’s met zich meebrengen. Voor de veiligheid van uw gasten, artiesten en sprekers dient u vooraf een risico-inventarisatie van het evenement te maken. Hebt u het gevoel dat u de gevaren zelf of in samenwerking met de locatiebeheerder in de hand kan houden, dan hoeft u slechts de meest elementaire veiligheidsmaatregelen te nemen. U gebruikt bijvoorbeeld de uitnodiging als beveiligingsmiddel en u informeert betrokkenen over de plaats van de brandblusapparatuur. Organiseert u echter een evenement waarbij bekende artiesten optreden of waar u prominente gasten ontvangt, dan zult u tijdens de inventarisatie van de risico’s wellicht tot de conclusie komen dat professionele beveiligers geen overbodige luxe zijn. 

Tip!
Stel de gastenlijst samen in alfabetische volgorde op achternaam. Dat versnelt de doorgang bij de deur.

Tip!
Bij sommige evenementen is beveiliging door personen gewenst. Niet iedereen vindt het echter prettig om vergezeld te worden door een beveiligingsfunctionaris in uniform. Vraag dan ook of er een mogelijkheid is dat de bewakers zich qua kleding aanpassen aan de stijl of het thema van het evenement.

Tip!
Hoewel tegenwoordig bijna elke beveiligingsfunctionaris een gedegen opleiding heeft genoten, is het niet onverstandig het beveiligingsbedrijf naar speciale vormen van dienstverlening te vragen. Sommige zijn naast evenementenbewaking ook gespecialiseerd in escorte van hooggeplaatste personen of (inter)nationaal bekende artiesten. Informeer ook naar de kennis op het gebied van eerste hulp.

» evenementenadvies

events.nl is een onderdeel van High Profile Events bv