8 tips voor een succesvol event

Als je een event organiseert moet het natuurlijk voor je opdrachtgever een succes zijn. Maar hoe maak je jouw event ook succesvol voor je gasten? Om dit voor jou wat makkelijker te maken heeft Aventiq wat tips op een rijtje gezet.

Het is voor gasten een fijn gevoel als ze niet veel hoeven te doen voor aanvang van een event. Het aangeven of ze aanwezig zijn is zoiets wat in een klik moet kunnen gebeuren. Maak dus op je site een grote ‘Ik ben aanwezig’ knop. Zo is het voor je gasten meteen duidelijk waar ze op de website moeten zijn. Even kort wat gegevens invullen zoals naam en e-mailadres en ze zijn aangemeld.

Voor deze tip is het makkelijk als je gasten een e-mailadres hebben afgegeven bij de vorige stap. Zo kun je af en toe, en dus niet te vaak, een update sturen met behaalde successen of last-minute wijzigingen in het programma. Niet alles is de moeite waard om in een update te verwerken. Wel relevant is bijvoorbeeld de parkeersituatie uitleggen of het bevestigen van een gastspreker.

Als je updates stuurt, verwacht dan reacties en vragen. De vragen kun je zoveel mogelijk beantwoorden en de reacties geven je een inzicht in wat er speelt onder je gasten. Met die info kun je nog betere updates sturen.

Naast de serieuze updates over het event is het slim om ook leuke kanten van het event te laten zien. Heb je fun-facts over het event of spookt er een geest rond in de honderd jaar oude locatie van je event. Laat het je gasten weten en het event wordt meteen een stuk spannender.

Daarnaast kun je deze leuke updates ook nog interactief maken door bijvoorbeeld een prijsvraag te houden. Vraag ze iets over de evenementenbranche en de eerste met een goed antwoord wordt beloond. De prijzen kunnen vanalles zijn, van een leuke goodie op het event tot een kamer upgrade in het hotel.

Er zijn veel verschillende vormen social media en ze hebben allemaal hun eigen voordelen. Zo kun je Facebook inzetten om mensen uit te nodigen en bij te houden wie er aanwezig is. Instagram en Pinterest kunnen je helpen om mooie beelden te delen en LinkedIn is belangrijk op de zakelijke markt.

Twitter is een zeer bruikzame manier om meningen te horen en te peilen. Hiervoor is het makkelijk als je zelf een hashtag maakt van bijvoorbeeld de naam van het event in combinatie met het jaartal of de locatie. Je kunt dit ook op locatie nog aanmoedigen door alles met je hashtag in real-time op een scherm te laten zien. Dit leidt tot nog meer reacties en tweets!

Het organiseren van een event gebeurt voor het grootste deel op de achtergrond en daar kunnen leuke beelden uitkomen. Er zullen tegenslagen zijn, maar ook zeker overwinningen. Deel deze momenten met een leuke quote of maak een selfie als je op het podium staat. Dit laat de mensen zien dat het organiseren van een event geen robotwerk is en dat het door leuke mensen wordt gedaan.

Je kunt een event heel makkelijk een totaal andere wending geven door het interactief te maken. Een stemsysteem als Avint geeft je gasten het gevoel dat ze echt deel uitmaken van het event. Je kunt je gasten om een mening vragen of ze vragen welke toekomstvisie ze voor ogen hebben. En als je het over een totaal andere boeg wilt gooien, kun je Avint gebruiken voor een quiz. Stel een paar leuke vragen, die misschien zelfs betrekking hebben op het event, en geef de winnaar een leuke prijs, zoals een goodiebag.

Na afloop van het event kun je de gasten via eerder opgevraagd e-mailadres nog even bedanken. Dank ze voor het komen en vertel dat je hoopt dat ze een goede tijd hebben gehad op het event. Wanneer je een dankbericht stuurt, vergeet dan ook niet om reacties te vragen. Niet iedereen zal die geven, maar wat je krijgt zal waardevolle feedback zijn. Die feedback kun je weer gebruiken voor je volgende event en je kunt quotes en referenties gebruiken om nieuwe gasten enthousiast te maken.

Misschien nog wel de belangrijkste tip. Geniet van je eigen event! Je hebt er lang aan gewerkt om alles voor de gasten zo goed mogelijk te laten verlopen. Nu genieten ze en dat is goed om te zien. Als je zelf geniet nemen de gasten dat ook nog eens over. Een win-win situatie!