Afsluitingsfase
Het evenement heeft plaatsgevonden. De uitvoering zit erop en alle demontagewerkzaamheden zijn verricht. Toch kunnen de draaiboeken nog niet helemaal in de kast en kan het project nog niet van je takenlijst worden verwijderd.
Afwikkeling
Als het evenement is afgelopen, vindt in elk geval nog de administratieve afwikkeling plaats. Hoe complex deze is en hoelang de afwikkeling duurt, is onder meer afhankelijk van het aantal facturen, hoe snel je deze ontvangt, of er eventuele discussiepunten zijn en welke vorm van aftersales nog in de richting van de gasten plaatsvindt.
De volgende zaken kunnen in de afwikkelingsfase van toepassing zijn:
- binnengekomen facturen controleren
- Kloppen alle bedragen?
- Zijn er schadeposten?
- Zijn er onvoorziene kostenposten?
- Wat zijn de uiteindelijke kosten van stelposten en p.m.-posten?
- Klopt het drankverbruik?
- Wat zijn de werkelijke kosten volgens andere nacalculaties?
- opstellen van een financieel eindverslag;
- indien nodig een klachtenbrief opstellen;
- indien nodig schadevergoedingen en verzekeringskwesties afhandelen;
- bedankbrieven, -kaarten, -mails of -smsjes sturen aan gasten;
- bedankbrieven, -kaarten, -mails of -smsjes sturen aan medewerkers en samenwerkingspartners;
- vervaardiging van een fotoverslag en/of videoreportage (en deze eventueel plaatsen op internet);
- een verslag (laten) schrijven voor het personeels- of relatieblad;
- een (digitale) feestkrant (laten) vervaardigen en toesturen;
- een hand-out toesturen van de presentaties per post of mail of deze op internet plaatsen (in een gesloten omgeving);
- een persbericht (laten) opstellen en versturen;
- diverse social media inzetten om de publiciteit en waarde van het evenement te onderstrepen en te zorgen voor eventstretching;
- het draaiboek bijwerken;
- andere belangrijke opmerkingen en ervaringen noteren en archiveren;
- coördinatie van retourzenden van gevonden voorwerpen.
Interne evaluatie
Het is dan ook aan te raden om na elk evenement, hoe klein ook, met de interne betrokkenen te evalueren of alles vlot en vloeiend is verlopen in zowel de voorbereiding, uitvoering als afwikkeling. Je kunt hierbij vragen stellen als:
- Was de aanlooptijd voldoende?
- Kon de voorbereiding op alle punten zorgvuldig plaatsvinden of was er op een bepaald moment te veel haast geboden?
- Was de samenstelling van het organiserende team goed?
- Was de taakverdeling tijdens de voorbereiding goed?
- Was de taakverdeling tijdens de opbouw en uitvoering goed?
- Wat kan een volgende keer eventueel efficiënter of beter?
- Werd in het team een ‘denker’, ‘doener’ of andersoortig teamlid wellicht nog gemist?
- Was de briefing van de interne opdrachtgever volledig en duidelijk?
- Hoe verliep de tussentijdse communicatie en terugkoppeling?
- Hoe verliep het uitnodigingstraject?
- Was de interne samenwerking goed om tot het juiste bestand van genodigden te komen?
- Hoeveel genodigden waren er en wat was het aanmeldingspercentage? Was dit meer of minder dan verwacht?
- Hoeveel gasten waren er uiteindelijk op het evenement? Wat was het no-showpercentage? Was dit meer of minder dan verwacht?
- Was het draaiboek volledig en duidelijk?
- Op welk moment zijn eventueel fouten gemaakt of zaken vergeten? Zouden we achteraf bepaalde punten anders in het draaiboek hebben opgenomen? Als dit het geval is, verander de betreffende punten dan alsnog, zodat een juiste versie in de dossiers achterblijft. Als dan bij een volgend evenement hetzelfde draaiboek er als leidraad en startpunt bij wordt gepakt, zal niet weer dezelfde fout worden gemaakt.
- Wat vond het organisatieteam zelf van het entertainment, de locatie, de catering enzovoort? Zou je in de toekomst weer met deze leveranciers willen samenwerken of was de samenwerking niet voor herhaling vatbaar?
Externe evaluatie
Misschien ben je er bij het bepalen van de doelstelling in geslaagd de gestelde doelen te kwantificeren. Je hebt in dat geval een helder meetinstrument in handen. In de meeste gevallen is het helaas niet zo eenvoudig om ‘harde’ resultaten te meten. Toch is er wel een aantal mogelijkheden om ook extern te evalueren en zo tot een waardeoordeel te kunnen komen met betrekking tot het succes van het evenement, oftewel over de mate waarin de gestelde doelstellingen zijn bereikt.
Deze doelstelling liggen doorgaans op drie vlakken:
1. het bereiken van een bepaald aantal bezoekers/gasten (opkomst/aanmeldingen).
2. het bereiken van een bepaalde doelgroep (de juiste personen, de beoogde leeftijdscategorie, personen in de beoogde functies en dergelijke)
3. het overbrengen van de boodschap/bereiken van de doelstelling zoals inde eerste fase omschreven.
Voor een brede evaluatie zouden alle drie deze onderdelen moeten worden gemeten, waarbij de moeilijkheid met name in het bij punt 3 genoemde zit.
ROI: Return On Investment
De vraag van opdrachtgevers naar effectmetingen, accountability, return on investment (ROI) bij evenementen wordt steeds groter. Gevoed door de economische omstandigheden, waarbij elke euro verantwoord moet worden, lijkt het belang van effectmeting in de evenementenbranche steeds groter te worden.
De ROI Methodology van Dr. Elling Hamso, managing partner van het Event ROI Institute, is inmiddels een algemeen gehanteerde werkwijze voor het bepalen van de effectiviteit van events. Basisgedachte is dat de waarde van een event kan worden afgemeten aan de mate waarin het event het gedrag van de deelnemers beïnvloedt.
Desondanks moet ROI Methodology zeker niet alleen gebruikt worden als evaluatietool, maar vooral ook als planningsinstrument voor een event. Op die manier ben je ervan verzekerd dat het event het best mogelijke resultaat zal krijgen.
De methode houdt in dat je vooraf duidelijke doelen stelt voor zes opeenvolgende niveaus: ROI, Impact, Gedragsverandering, Cognitieve verandering, (Leer)Omgeving, Doelgroep. Wat moet jouw event tot stand brengen of teweegbrengen op elk van deze niveaus? Na afloop van het event meet je welke resultaten echt behaald zijn op elk niveau, te beginnen bij Doelgroep. Om uiteindelijk de Return On Investment van je event te kunnen berekenen, druk je de opbrengst van elk resultaat zo veel mogelijk uit in euro’s.
Teksten door Lenny Klaassen
Trainingen in Eventmanagement